电子数据交换（EDI），现代商业流程中的重要性无法用几个词语来描述。随着EDI不断发展，其作用也在不断增强。就像电话行业内的标准使各方能够轻松地相互通信一样，数据也可以使用标准在各方之间交换。例如，一些EDI标准包括ANSI ASC X12、EDIFACT或TRADACOMS。当一个组织通过EDI与另一个组织交换业务数据时，它们成为贸易伙伴。所有贸易伙伴必须选择特定的交易集，即EDI业务文档，以便进行电子交换，确定文档中要包含的信息，并选择通信方法，例如双同步直接通信或异步通信通过VAN（增值网络）。

       在大多数情况下，VAN是基于订阅的服务。此外，类似于手机运营商的语音通话套餐分钟费用，VAN通常是按使用量计费的服务。尽管费用通常微不足道，用户会支付传输服务费用，换句话说，传输的数据量越大，费用越高。通常，每笔交易的计费基础是每千字符（KC），通常一笔交易由2-3千字符组成。

       EDI标准数据格式可以描述为一种通用语言，允许任何组织与其他组织进行通信。也就是说，如果每个人都能够在不仅在其公司内部格式中接受和发送数据，还可以在EDI标准格式（包括ANSI ASC X12、EDIFACT或TRADACOMS）中接受和发送数据，那么每个公司将共享用于交换EDI文档的共同数据格式。

       想象一下，买方通过邮政邮寄一份文件，文件被送到收件人，即供应商。文件被放在一个信封中，然后传递到供应商的邮箱。买方的信封中有所有必要的信息，以供邮局解释并准确地送到供应商的邮箱。这封信是用一种供供应商轻松而准确解释的语言书写的。因此，无论是通过VAN还是AS2发送的EDI文件的双向交换，都必须符合一组既定的、经过协商的标准。

       除了作为公司交换数据的方法的EDI重要性之外，它还作为发件人和收件人之间无需手动干预的连接。主要是发送方负责以正确的格式或标准传输EDI数据，接收方负责正确地解析数据，然后采取适当的行动。机器应用程序必须能够解释所有EDI交易——如果交换的数据中存在错误，将导致称为异常的错误。异常可能会导致贸易伙伴对违规方征收罚款。因此，通过EDI传输的数据必须处于符合商业标准的正确格式，以确保接收方能够成功地将数据上传到其各自的系统中。